De manuelle arbejdsgange er under udfasning, og digitaliseringen er ikke længere et valg, men et krav. Den nye bogføringslov er trådt i kraft, og det betyder væsentlige ændringer for langt de fleste danske virksomheder. Få overblikket over de nye krav til digitale systemer og tidsplanen for implementering her.
Tiden, hvor bilag blev samlet i fysiske ringbind og opbevaret i kælderen, er forbi. Erhvervsstyrelsen har rullet den nye bogføringslov ud, og formålet er klart: Dansk erhvervsliv skal digitaliseres for at øge sikkerheden og mindske fejl i regnskaberne.
For dig som virksomhedsejer eller økonomiansvarlig betyder det, at du skal forholde dig til nye krav om digitale løsninger. Men selvom lovgivning kan virke tung, er der også gevinster at hente i form af automatisering og effektivisering af den daglige drift.
De 4 centrale krav i den nye bogføringslov
Kernen i den nye bogføringslov er overgangen til digitale bogføringssystemer. Det er ikke længere tilstrækkeligt blot at have et regneark liggende lokalt på computeren. Systemet skal leve op til en række specifikke standarder defineret af Erhvervsstyrelsen.
For at din virksomhed er compliant, skal jeres bogføringssystem understøtte følgende:
- Digitale bogføringssystemer: Alle registreringer skal ske i et digitalt system.
- Opbevaring af bilag i 5 år: Der er krav om, at bilag og registreringer skal opbevares digitalt i skyen (eller hos tredjepart) i minimum 5 år. Dette sikrer mod datatab ved brand eller vandskade, som fysiske arkiver er sårbare overfor.
- Høj IT-sikkerhed: Systemet skal have indbygget sikkerhed, der beskytter dine data. Det indebærer bl.a. krav om automatisk backup af alle bogføringsdata og bilag.
- Automatisering: Systemet skal kunne understøtte automatiske processer, herunder håndtering og afsendelse af e-fakturaer (OIOUBL), så manuelle indtastninger minimeres.
Tidsplan: Hvornår skal du være klar?
Det store spørgsmål for de fleste virksomheder er: Hvornår rammer det mig?
Implementeringen sker trinvist, men slutdatoen er fastsat. Det er vigtigt at bemærke, at store virksomheder (regnskabsklasse C og D) allerede er omfattet af kravene. For disse virksomheder gælder det om at have systemerne på plads nu, hvis det ikke allerede er sket.
For SMV’er og mindre virksomheder er der en lidt længere indkøringsperiode, men deadline nærmer sig. Senest i 2026 skal alle omfattede virksomheder være fuldt overgået til digital bogføring, der lever op til lovens krav.
Grib muligheden for optimering
Selvom den nye lovgivning er en “skal-opgave”, bør den også ses som en mulighed. Ved at leve op til kravene om automatisering og e-fakturering frigiver du tid, der før blev brugt på manuelt tastearbejde – tid, der i stedet kan bruges på forretningsudvikling og værdiskabelse.
Er du i tvivl om, hvorvidt jeres nuværende system lever op til reglerne? Så anbefaler vi at tage dialogen med jeres revisor eller systemleverandør hurtigst muligt, så I ikke kommer i klemme, når tidsfristen udløber.
Kilde: Erhvervsstyrelsen – Læs mere om kravene til digitale bogføringssystemer her
